Je potrebné účtovať denné uzávierky z registračnej pokladnice?

Používate registračnú pokladnicu? Viete, aké sú Vaše povinnosti? V zmysle zákona o ERP je podnikateľ povinný z údajov v prevádzkovej pamäti vyhotovovať dennú uzávierku, pričom uzávierku vyhotovuje len za dni, v ktorých mal tržbu.

Denná uzávierka sa vyhotovuje len raz za deň, pričom ak bola v pokladnici v daný deň evidovaná tržba a do 24:00 hodiny daného dňa nebola vyhotovená denná uzávierka, tak doklad, ktorého vyhotovenie sa začalo pred touto 24:00 hodinou bude započítaný do dennej uzávierky daného dňa a vyhotovenie ďalšieho pokladničného dokladu bude možné začať až po vyhotovení dennej uzávierky. Doklady vyhotovené po 24:00 hodine budú započítané do dennej uzávierky nasledujúceho dňa (§4 ods. 2 písm. Osobitným prípadom je situácia, ak bude denná uzávierka vyhotovená napr. dňa 15. januára o 8:00 hodine ráno za tržby prijaté v predchádzajúci deň, t. j. za deň 14. 1. a v ten istý deň bude večer vykonaná i denná uzávierka z tržieb prijatých dňa 15. 1.

V takomto prípade však nedôjde k porušeniu ustanovenia umožňujúcemu vykonanie dennej uzávierky len raz za deň, nakoľko sa každá z nich považuje za jednu samostatnú uzávierku, t. j. v takomto prípade nejde o vyhotovenie dvoch denných uzávierok v jeden deň (vyplýva to z ustanovenia §4 ods. 2 písm. a).

Pre prevádzky s nočnou alebo nepretržitou službou je pomerne náročné vykonávať jednu dennú uzávierku do 24:00 hodiny daného dňa. Prehľadová uzávierka obsahuje najmenej údaje uvedené v písm. Intervalová uzávierka obsahuje najmenej údaje uvedené v písm. h) až n) a p) až t) vrátane dátumu a času jej vyhotovenia a údajov uvedených v §4 ods. 4 písm. Od 1. januára 2013 je každý podnikateľ na požiadanie daňového alebo colného úradu povinný v lehote nimi určenej vytlačiť intervalovú alebo prehľadovú uzávierku, pričom táto povinnosť trvá až do uplynutia lehoty na zánik práva vyrubiť daň alebo rozdiel dane.

eKasa a povinnosť denných uzávierok

Podľa zákona nemajú podnikatelia povinnosť vyhotovovať denné, prehľadové ani intervalové uzávierky. A to nielen pri používaní VRP, ale aj ORP. Týka sa to najmä podnikateľov, ktorí okrem hotovosti prijímajú aj iné formy platieb. Finančná správa totiž eviduje len celkovú sumu tržieb a nezaznamenáva informácie o spôsobe platby. V niektorých eKasách chýba napríklad rozčlenenie hotovosti, karty či šeku.

Aj keď zákon povinnosť vyhotovovať denné uzávierky od 01.04.2019 podnikateľom neukladá, na evidenciu a kontrolu prijatých tržieb a hotovosti sú naďalej nevyhnutné. Na správne rozúčtovanie tržieb podľa typov platieb tak denná uzávierka zostáva pre potreby účtovníctva jediným zdrojom informácií.

Dôvodom je, že eKasa zóna finančnej správy eviduje len celkové sumy tržieb a neobsahuje informácie o type platby, a to v členení podľa prijatej hotovosti, cenín (poukážok, šekov a pod.), platieb kartou, prípadne iných bezhotovostných platieb.

Ako podať žiadosť o platbu

Účtovanie tržieb a pokladničná kniha

Každá fyzická registračná pokladnica (počítač s fiškálnou tlačiarňou) by mala zastupovať jednu účtovnú pokladňu - tu treba využiť analytické členenie účtu 211. Odvod tržby sa potom bude účtovať ako prevod peňažných prostriedkov do hlavnej účtovnej pokladne, prípadne na bankový účet.

Kedže sa tržby členia podľa typov platieb (hotovosť, platobné karty a pod.), je potrebné v nastaveniach typov platieb Pokladnice OBERON (ponuka Firma, Predvoľby, Typy platieb) určiť predkontáciu, akou bude daný typ platby zaúčtovaný.

V predkontácii na strane MD je možné uviesť konkrétne analytické číslo pokladne (napr. 211 010), prípadne zvoliť možnosť Automaticky - vtedy sa za číslo účtu pokladne dosadí hodnota nastavená pri danej fiškálnej tlačiarni. Samotné tržby sa účtujú na účty 60x podľa toho, aké položky sa v daný deň predali.

Pre automatické zaúčtovanie vkladov a výberov je potrebné, aby každý typ vkladu alebo výberu mal nastavenú predkontáciu. To je možné nastaviť v ponuke Firma, Predvoľby, Typy výberov a vkladov v hotovosti. Operácie s hotovosťou patria k rutine pri podnikaní a je potrebné ich správne zaznamenať (zaúčtovať).

Legislatíva neukladá požiadavku vedenia pokladničnej knihy v sústave podvojného účtovníctva podnikateľov, a to ani v prípade evidencie tržieb elektronickou registračnou pokladnicou. Stav a pohyby (príjmy a výdavky) hotovosti sa v podvojnom účtovníctve účtujú na účte 211 - Pokladnica, ku ktorému môže účtovná jednotka vytvoriť analytické účty podľa svojich potrieb, najmä podľa jednotlivých cudzích mien a hmotne zodpovedných osôb.

Pokladničná kniha je samostatnou účtovnou knihou v sústave jednoduchého účtovníctva. Patrí k pomocným knihám a zabezpečuje preukázateľné vedenie účtovníctva o hotovosti (a niektorých ekvivalentoch hotovosti) a pravdivé a verné vykázanie stavu hotovosti v účtovnej závierke.

Kniha elektronickej registračnej pokladnice

Podľa zákona č. 289/2008 Z. z. o používaní elektronickej registračnej pokladnice v znení neskorších predpisov (ďalej len „zákon o používaní elektronickej registračnej pokladnice“) sú podnikatelia povinní viesť knihu elektronickej registračnej pokladnice. Pokladničná kniha a kniha elektronickej registračnej pokladnice sú knihy s rôznym určením a náplňou. Do knihy elektronickej registračnej pokladnice sa zapisujú informácie o elektronickej registračnej pokladnici (zariadení), ktoré súvisia s jej technickým stavom, servisoch a podobne. V pokladničnej knihe sa zaznamenávajú účtovné zápisy. Rozlišovať tieto dve knihy je dôležité.

Do tejto knihy môžu podnikatelia lepiť denné uzávierky a z praktického hľadiska je jej vedenie vhodné. Okrem uvedených kníh sa v praxi často používa kniha uzávierok elektronickej registračnej pokladnice, ktorá ale nie je účtovnou knihou a jej vedenie nevyžaduje ani zákon o používaní elektronickej registračnej pokladnice.

Vzor pokladničnej knihy

V pokladničnej knihe sa účtuje stav a pohyb peňažných prostriedkov v hotovosti s výnimkou cenín v nadväznosti na fyzický stav a pohyb peňažných prostriedkov v pokladnici účtovnej jednotky (podnikateľa). Pre každú zriadenú pokladnicu musí byť otvorená aj pokladničná kniha.

Ak má účtovná jednotka (podnikateľ) viac pokladníc (nemusia byť elektronické registračné pokladnice), je povinná otvoriť ku každej samostatnú pokladničnú knihu. Účtovná jednotka (podnikateľ) môže prijímať a vydávať peňažné prostriedky v hotovosti v cudzej mene (valuty), respektíve vo viacerých cudzích menách. V tomto prípade musí mať pre každú cudziu menu otvorenú samostatnú pokladničnú knihu, v ktorej musí účtovať v cudzej mene aj v mene euro (valutovú pokladničnú knihu).

Oddeleným prístupom k účtovaniu o peňažných prostriedkoch v jednotlivých pokladniciach (tuzemských ako aj v cudzej mene) sa vytvára analytická evidencia o peňažných prostriedkoch v hotovosti.

Členenie položiek pokladničnej knihy nie je v Slovenskej republike upravené žiadnym právnym predpisom alebo vzorom. Po zohľadnení požiadaviek postupov účtovania v jednoduchom účtovníctve by bolo vhodné, aby pokladničná kniha obsahovala:

označenie pokladničnej knihy (slovné, číselné alebo kombináciou) aby bolo zrejmé, ku ktorej pokladnici bola otvorená,
identifikačné údaje účtovnej jednotky,
poradové číslo účtovného zápisu,
dátum,
označenie a číslo účtovného dokladu,
obsah účtovného prípadu - text,
začiatočný stav,
pohyby hotovosti v členení na: príjmy, výdavky,
priebežný zostatok,
súhrnné sumy príjmov a výdavkov hotovosti za účtovné obdobie,
konečný stav.

Valutová pokladničná kniha by mala naviac obsahovať údaje podľa čísel 7. - 10. aj v príslušnej cudzej mene.

eKasa - moderný pomocník pre evidenciu príjmov

Online registračná pokladnica má množstvo výhod. S jej účinnosťou sa napríklad pristúpilo aj ku koncu denných, prehľadových a intervalových uzávierok.

Keďže je eKasa prepojená cez internet so systémom Finančnej správy a väčšina z ich úkonov prebieha online, najväčšia výhoda súvisí so znížením administratívnej záťaže. Minulosťou sa stala preto kniha elektronickej registračnej pokladnice. Potrebné bolo, aby obsahovala údaje o podnikateľovi, samotnej pokladnici, a tiež informácie o servise či vzniknutej poruche.

Predpokladané sú aj nižšie výdavky na chod spoločnosti, pretože nie sú potrebné neustále servisné aktualizácie či opravy. Zákazník, ktorý u vás nakúpil si môže overiť pokladničný blok naskenovaním QR kódu umiestneného na pokladničnom doklade.

Aj napriek tomu, že pokladnica musí byť neustále pripojená na internet, účtovať pomocou nej môžete aj v prípade výpadku siete. Veľkým pomocníkom je chránené dátové úložisko, vďaka ktorému je možné vydávať bločky bez pripojenia. Ak vám to zariadenie v niektorých prípadoch neumožňuje, jediným riešením sa stáva vypísanie paragónu.

Dáta z pokladničného systému viete kedykoľvek získať na potrebné daňové účely, alebo si ich stiahnuť pri podávaní kontrolného výkazu k DPH.

Cieľom je prinášať najvýhodnejšie riešenia, ktoré podnikateľov nezaťažia nielen po administratívnej stránke, ale aj finančnej.

Zhrnutie: Povinnosť viesť pokladničnú knihu, v prípade ak to zákon o účtovníctve vyžaduje majú len účtovné jednotky (podnikatelia) účtujúce v sústave jednoduchého účtovníctva. Podnikatelia, ktorí účtujú v sústave podvojného účtovníctva môžu viesť pokladničnú knihu dobrovoľne, na základe vlastného rozhodnutia.

Sankcie

V prípade, že podnikateľ nebude používať na evidenciu tržieb v hotovosti ORP alebo VRP, hrozí mu pokuta od 330 eur do 3 300 eur. Kedykoľvek môže prísť kontrola a overiť, či podnikateľ dôsledne eviduje svoje tržby. Úradníci si budú všímať, či vydávate bloček s identifikátorom a QR kódom.

tags: #je #nutné #účtovať #denné #uzávierky #z