Rýchle odpovede v Gmail: Efektívna komunikácia a automatické odpovede

Spoločnosť Google neustále pracuje na vylepšovaní svojej platformy Gmail, aby používateľom uľahčila a zefektívnila komunikáciu. Jednou z týchto inovácií je funkcia rýchlej odpovede, ktorá umožňuje rýchlejšie reagovať na správy bez nutnosti otvárať celé okno na písanie novej správy.

Okrem toho, Gmail ponúka aj možnosť nastavenia automatických odpovedí, ktoré sú neoceniteľné v situáciách, keď ste nedostupní, napríklad počas dovolenky alebo služobnej cesty. Poďme sa bližšie pozrieť na obe tieto funkcie a ako ich čo najlepšie využiť.

Rýchle odpovede: Pohodlie a šetrenie času

Google si uvedomuje, že niekedy stačí na správu odpovedať krátkou poznámkou, potvrdiť stretnutie alebo niečo rýchlo vysvetliť. Preto prichádza s funkciou rýchlej odpovede, ktorá zjednodušuje tento proces.

Ako funguje rýchla odpoveď?

Namiesto toho, aby sa otvorila celá obrazovka na písanie novej správy, zobrazí sa jednoduché textové pole v spodnej časti obrazovky. Výhodou je, že ťa aplikácia neprehodí na druhú obrazovku. Stále teda budeš vidieť správu, na ktorú reaguješ.

Ak sa správa natiahne a rozpíšeš sa viac, stále budeš môcť okno rýchlej odpovede rozšíriť, aby si získal prístup k formátovacím možnostiam alebo videl viac textu.

Nová funkcia je intuitívna a umožní ti rýchlejšie sa odhlásiť z marketingových správ, ktoré si niekedy vyžadujú niekoľko zmätočných krokov na to, aby ti prestali tieto správy do schránky chodiť.

Ako používať rýchlu odpoveď?

Novú funkciu môžeš začať používať mimoriadne jednoducho. Nevyžadujú sa žiadne špeciálne postupy alebo hľadanie správnej ikony medzi množstvom iných ikon. Stačí, ak si otvoríš správu na ktorú chceš odpovedať a v spodnej časti obrazovky uvidíš textové pole. Jednoducho naň klikni a môžeš začať písať rýchlu odpoveď. V prípade, ak sa chceš dostať do klasického okna klikni na ikonu šikmej dvojšípky vpravo hore. Následne stačí správu odoslať a hotovo.

Dostupnosť

Funkcia rýchlej odpovede bola pôvodne spustená pre Android v auguste. Spoločnosť Google plánuje pridať túto funkciu aj na iOS neskôr v priebehu tohto roka.

Automatické odpovede: Keď potrebujete dať vedieť o neprítomnosti

Automatické odpovede sú užitočné, keď potrebujete informovať kolegov, klientov alebo iné kontakty o vašej neprítomnosti. Či už sa blížia Vianoce alebo leto a s nimi spojené dovolenky, víkendovky či firemné teambuildingy, mali by ste dať vedieť vašim kolegom alebo klientom o vašej neprítomnosti. Je to jednoduché.

Ako nastaviť automatickú odpoveď?

V nastaveniach konkrétneho účtu preto vyberte možnosť Automatická odpoveď. Ide o automatickú odpoveď, ktorú si môžeš nastaviť napríklad počas dovolenky alebo výletu. Postačí prejsť do nastavení aplikácie, zvoliť príslušný účet a následne vyplniť funkciu “Automatická odpoveď”. Tam zadáte dátumy, predmet aj text správy.

Dôležité aspekty automatických odpovedí:

• Stručnosť a jasnosť: Automatická odpoveď by mala byť stručná, jasná a bez zbytočných detailov.
• Profesionálny tón: Základom je profesionálny tón, dátum neprítomnosti a kontakt na kolegu alebo tím, ktorý vás zastupuje.
• Cieľová skupina: Automatickú odpoveď nemusíte nastavovať vždy. V možnostiach si viete nastaviť, komu sa správa bude odosielať. Outlook ponúka funkciu „Automatic Replies“ s možnosťou rozdeliť adresátov na interných (vaša firma) a externých (klienti).

Príklady efektívnych automatických odpovedí:

• "Ďakujem za vašu správu. Momentálne si užívam veľkonočné sviatky s rodinou v horách. Od dd.mm.yy nie som zastihnuteľný v práci ani online. V prípade naliehavých záležitostí kontaktujte, prosím, [meno a kontakt na zástupcu]."
• "Ďakujem za vašu správu. Práve sa nachádzam na firemnom teambuildingu, ktorý trvá celý víkend od dd.mm.yy do dd.mm.yy. Na vašu správu odpoviem hneď, ako budem opäť k dispozícii."

Prispôsobenie obsahu správy:

Obsah správy sa dá prispôsobiť cieľovej skupine. Ak odpovedáte kolegom, pokojne pridajte aj osobnejší alebo vtipný tón - môže to odľahčiť firemnú komunikáciu. Pri komunikácii s klientmi je naopak lepšie držať sa seriózneho a profesionálneho štýlu.

Bezpečnosť a súkromie:

Pri tvorbe správy si treba dávať pozor na to, čo v nej zverejníte. Nikdy neuvádzajte presné miesto, kde sa nachádzate, ani citlivé informácie o firme. Vyhnite sa zdieľaniu osobného telefónneho čísla, pokiaľ to nie je nevyhnutné.

Ako predísť problémom:

Pred odoslaním si odpoveď ešte raz prečítajte, skontrolujte správne dátumy a kontakty.

Ďalšie užitočné funkcie Gmailu

Gmail ponúka množstvo ďalších funkcií, ktoré vám môžu uľahčiť prácu s e-mailami. Tu je niekoľko z nich:

• Widgety: Vďaka hlavnému veľkému widgetu budete mať stále prehľad o vašich správach, na ktoré ešte musíte odpovedať. Nemusíte pre to ani otvárať aplikáciu, stačí sa pozrieť na widget. Túto funkciu nájdeš v ponuke po podržaní domácej obrazovky, v položke “Widgety”.
• Rýchle akcie posúvaním prsta: Už pri prvom bode sme ti spomínali rýchle akcie posúvaním prsta. Tieto akcie si môžež prispôsobiť podľa svojich potrieb, a podľa toho, aké funkcie aplikácie preferuješ. Ide o rýchle posunutie správy doľava alebo doprava. Posunutia vyššie viete ale niekedy vyvolať omylom. A práve preto si v nastaveniach viete zapnúť potvrdenie vykonania týchto úkonov.
• Prepínanie medzi účtami: Medzi týmito účtami sa dá ľahko po kliknutí na profilovú ikonu prepnúť, no máme pre vás ešte o čosi rýchlejšie riešenie. Pre prepnutie účtu neklikajte na profilovú ikonu, ale potiahnite ju smerom nahor alebo nadol.
• Formátovanie textu v mobile: V mobilnej aplikácii ale na prvý pohľad funkcie formátovania nevidíte. No viete ho jednoducho zobraziť, keď podržíte prst na tele správy. To vám otvorí menu, kde kliknite na možnosť Formátovať. Následne sa zobrazí tlačidlo Formátovať, prostredníctvom ktorého môžete zmeniť farbu, pozadie či hrúbku textu tak, ako ste zvyknutí z iných aplikácií.

tags: #rýchle #odpovede #gmail

Populárne príspevky:

• Cukráreň Zelník - 20 rokov tradície
• Kulinárske umenie až k vám domov
• Tipy na zaváranie papriky
• Príprava kačacích pŕs
• Recept na jablkový koláč