Ako Pripraviť Miesto Konania Konferencie: Checklist pre Úspešnú Organizáciu

Plánovanie konferencie môže byť náročné. Preto sme pripravili zoznam TOP najdôležitejších vecí, na ktoré by ste nemali zabudnúť, aby všetko prebehlo bez problémov a vy ste si konferenciu užili.

1. Prečo sa Koná Akcia?

Budete prekvapení, koľko ľudí si myslí, že zorganizovať event je skvelá myšlienka, ale keď sa spýtate na cieľ podujatia, nedokážu ho jasne sformulovať. Uistite sa, že existuje jasná misia a obchodný dôvod usporiadať udalosť - otvorenie nového zariadenia, fundraisingová udalosť s jasným finančným cieľom, uvedenie nového produktu na trh, vzdelávacia konferencia...

2. Výber Miesta Konania

Vaša voľba miesta konania bude pravdepodobne jednou z najväčších výdavkových položiek. Ak má vaša spoločnosť vlastné priestory - skvelé - ak nie, musíte si vybrať nejaké externé.

3. Koho Pozývate?

V závislosti od typu udalosti, ktorú organizujete, by ste mali starostlivo zvážiť, kto by mal byť pozvaný na vašu udalosť. Je to niečo, kde by mala byť široká verejnosť? Je to niečo, čo je vhodné len pre vybraných členov vašej cieľovej skupiny, napríklad obchodných zákazníkov alebo partnerov? Definovanie cieľovej skupiny pre vašu udalosť je jedným z kľúčov k dobrej účasti.

4. Pozvánky

V závislosti na type udalosti by ste mali zvážiť, či pošlete pozvánky formou newslettera, alebo budete potrebovať aj spätnú väzbu od účastníkov. V tom prípade je vhodné poslať RSVP pozvánky.

5. Jedlo

Môžu sa to zdať ako malé veci, ale v konečnom dôsledku môžu eskalovať do veľkých problémov, ak sa im nevenuje náležitá pozornosť. Budete podávať jedlo? Koľko? Aký druh? Teplé? Studené? Odpovede na tieto otázky sú často zodpovedané tromi faktormi - počtom ľudí, ktorých pozývate, rozpočtom a typom akcie.

6. Zábava

Máte pozvaných hostí, zabezpečné jedlo, orientačné tabule, účel udalosti - ale čo teraz? Ako zabavíte ľudí na vašej akcii? V závislosti od cieľa vašej akcie máte veľa možností.

7. Darčeky pre Účastníkov

Dajte vedieť účastníkom, že si vážite to, že prišli na vašu akciu a po skončení akcie im darujete darček. V závislosti od typu a cieľa vašej akcie, prípadne vašej spoločnosti môžete darovať návštevníkom váš produkt, alebo hľadať sponzorov, ktorí vedia poskytnúť darčeky, takže nemusíte míňať ďalšie finančné prostriedky na reklamné predmety.

8. Personál

Každá udalosť musí byť riadne personálne obsadená, takže je nevyhnutné, aby ste mali svojich zamestnancov na palube. Urobte si plán, ktorý bude vyhovovať aj vašim zamestnancom.

9. Dokumentácia

Foťte, točte videá a zdieľajte ich na svojom webe a na sociálnych sieťach - je to skvelý spôsob, ako ukázať interakciu a inú stranu vašej spoločnosti. Nemusí to však znamenať najímanie profesionálneho fotografa. Ak to váš rozpočet umožňuje, skvelé. Ak nie, porozprávajte sa so svojimi zamestnancami a zistite, či má niekto rád fotografovanie ako hobby. Nezabúdajte však na GDPR a fakt, že návštevníci musia súhlasiť so zverejnením fotografii, na ktorých sa nachádzajú. Elegantne je možné to vyriešiť rozdaním nálepiek a každý účastník, ktorý nesúhlasí so zverejnením foto, na ktorej je, si nálepku nalepí na viditeľné miesto, napr. Ďalším skvelým spôsobom, ako dokumentovať úspech udalosti, je aj zverejnenie referencií od účastníkov.

10. Spätná Väzba

Po skončení podujatia si vždy prejdite so svojím tímom celú udalosť a snažte sa získať čo najviac spätnej väzby.

Ako zorganizovať úspešnú konferenciu? Rado Masaryk

Checklist: Ako sa Nachystať na Konferenciu Ako Účastník

Aby všetko prebehlo bez problémov a vy ste si konferenciu užili, spísali sme pre vás checklist toho, ako sa na ňu nachystať.

  1. Ako kúpiť najlacnejší lístok na konferenciu: Že nejaký lístok na konferenciu stojí oficiálne hromadu peňazí ešte nutne neznamená, že ich za neho musíte skutočne minúť. Ak zvažujete účasť, porozhliadnite sa, či by sa lístok nedal zohnať lacnejšie. Asi najčastejším fígľom organizátorov bývajú tzv. early birds tickets. Tieto lístky sa začnú predávať niekoľko mesiacov pred konferenciou a organizátorom majú zabezpečiť len návratnosť nákladov, sú preto najlacnejšie. Čím bližšie je dátum akcie, tým lístky spravidla zdražujú (a to pokojne o stovky eur). Pozrite sa tiež, či organizátori neponúkajú rôzne cenové hladiny vstupeniek podľa toho, čo je v nich zahrnuté. Je celkom pravdepodobné, že sa nájde niekto, kto si lístok kúpil, ale nakoniec sa akcie zúčastniť nemôže a vstupenky rád aj za nižšiu cenu predá.
    • Kúpiť vstupenku.
    • Uložiť vstupenku do telefónu.
    • Vstupenku pre istotu vytlačiť.
  2. Ako kúpiť najvýhodnejšiu letenku/cestovný lístok: Najzákladnejšie pravidlo znie: Nečakajte. Letenku si kúpte s niekoľkomesačným predstihom. Ak dúfate, že predajca bude na poslednú chvíľu vypredávať nepredané letenky za nízku cenu, aby lietadlo zaplnil, uvedomte si, že na konferenciu neletíte sami. Konkrétne ČD ponúkajú megavýhodné včasné lístky, ktoré sa od tých štandardných/medzinárodných môžu cenovo líšiť aj o desiatky eur.
    • Kúpiť letenku.
    • Online check-in.
    • Palubný lístok stiahnutý v telefóne/aplikácii leteckej spoločnosti.
    • Palubný lístok pre istotu vytlačiť.
    • Vybaviť cestovné poistenie.
  3. Ako zbytočne neplatiť za batožinu: Ak človek letí na konferenciu, veľa toho nepotrebuje. Preto spravidla nebýva potrebné priplácať si za odbavenú batožinu a postačí príručná. Pri nákupe letenky si preto overte, koľko batožiny a akých rozmerov vám letecká spoločnosť dovolí vziať si so sebou na palubu lietadla.
    • Overiť si, akú batožinu moja letecká spoločnosť povoľuje.
    • Premerať batožinu.
  4. Ako si rezervovať najlepšie ubytovanie: Účastníci konferencií sa podľa môjho pozorovania radia do dvoch skupín: Prvá skupina ide predovšetkým na konferenciu, plánuje chodiť spať o desiatej, aby mohla vstávať skoro a bola na prednášky svieža. Druhá skupina si ide konferenciu hlavne užiť, networkovať a objavovať nové miesta. Podľa toho, do ktorej skupiny patríte, by ste mali vyberať ubytovanie.
    • Rezervovať ubytovanie.
    • Uložiť si adresu ubytovanie do mobilu.
    • Adresu ubytovania si pre istotu vytlačiť.
  5. Ako sa na konferenciu pripraviť: Prípravu na konferenciu prispôsobte tomu, aká veľká konferencia. Pokiaľ sa bude konferencia konať vo viacerých sálach, prejdite si program a vyznačte si, ktoré prednášky by ste si chceli vypočuť.
    • Prezrieť si program a vybrať prednášky.
    • Nachystať si desiatu.
    • Vziať si nabitú power bank.
    • Pribaliť papierové vreckovky.
  6. Ako sa zorientovať v mieste pobytu: Letenky máte, ubytovanie máte, program ste videli. Čo ďalej? Tak napríklad si zistiť, ako sa dostať z letiska/stanice.
    • Premyslieť si, ako sa budem prepravovať.
    • Zistiť si, ako sa dostanem z letiska/stanice.
    • Napísať si názov zastávky a ulice, kam máte prísť.
    • Pozrieť na Google Street View, kde bývam.
    • Uložiť si číslo na ubytovateľov.
    • Skontrolovať roaming.
  7. Ako si celý pobyt užiť: Niekto má rád veci naplánované, niekto cestuje v punkovom štýle. Prvej skupine odporúčam zabehnúť do knižnice kníhkupectva pre Lonely Planet a naštudovať miestne reálie od neolitu po súčasnosť, druhej skupine zistiť si aspoň, čo by sa dalo vidieť, kde by sa dalo niečo zajesť, čo je pre dané mesto typické.
    • Spísať si, čo chcem vidieť.
    • Dohľadať si typické jedlá, suveníry.
    • Vybrať peniaze.
    • Spojiť sa v skupinách s ostatnými účastníkmi.

Vyššie uvedené body neberte ako dogmu, ale skôr ako naše vlastné skúsenosti z cestovania po zahraničných konferenciách.

Online Alternatívy k Offline Podujatiam

V predcovidovom období bol váš podnik značne závislý na offline podujatiach, ako sú workshopy, prednášky, výstavy a konferencie. V roku 2024 však stále platí, že online interakcia môže účinne nahradiť tradičné offline udalosti. Výskum spoločnosti McKinsey ukazuje, že budúcnosť B2B predaja je hybridná, s dôrazom na to, že diaľkový predaj umožňuje predajcom tvoriť až o 50% viac príjmov. To naznačuje, že digitálna interakcia môže efektívne doplniť a často aj prevýšiť tradičné offline metódy.

Online Formáty pre Rôzne Marketingové Zámery

Zhrnuli sme vhodné online formáty podľa vášho marketingového zámeru a porovnali ich najväčšie výhody a nevýhody:

A. Nevedia o nás, chceme ich OSLOVIŤ

Prvou fázou nákupného cyklu je samotné oslovenie potenciálneho zákazníka. V tejto časti sa zameriame na formáty so širokým zásahom. Mohli by ste namietať, že vy predsa nechcete čo najväčší zásah, ale čo najväčší relevantný zásah. Dostupné cielenie v online systémoch však nie je vždy dostatočne segmentované, obzvlášť pri B2B segmente. Pomôže preto dostatočne špecifická téma daného online podujatia, ktorá aj spomedzi širokého publika dokáže pritiahnuť práve tých jednotlivcov, ktorých skutočne chcete osloviť.

Asynchrónne formáty

Najlepšou voľbou pri zámere získať čo najväčší relevantný zásah sú tzv. asynchrónne formáty, teda také, čo sa nedejú naživo, ale sú vopred pripravené:

  • Interview
  • Odborný monológ
  • Konverzácia - dvaja hostitelia
  • Panelová diskusia - hostiteľ a viac hostí
  • Storytelling - rozprávanie príbehov

Zásadnou výhodou týchto formátov je, že sú vhodné aj pre začiatočníkov. Máte totiž možnosť ich obsah dodatočne upravovať, strihať a aj ho stále zlepšovať.

Keďže sa obvykle uverejňujú na minimálne jednej online platforme (YouTube kanál, audio streamovacia platforma či sociálna sieť), získavajú tým dlhodobú viditeľnosť v organickom vyhľadávaní.

Dlhšie formáty zároveň poskytujú dostatok času na „spracovanie publika“. Zapojenie publika pritom nie je nutné.

Na rozdiel od online prednášky a diskusie sa pri podcaste stretávame aj s jednou nevýhodou, ktorou je dlhodobý záväzok. Tvoriť podcast pre dve - tri epizódy by bolo zbytočné úsilie.

Q&A a FAQ videá

Video formáty sú v digitálnom svete čoraz populárnejšie. Zaujímavým formátom je aj tvorba videí, kde odborníci odpovedajú na často kladené otázky alebo otázky, ktoré získali priamo od cieľovej skupiny dopredu. Zákazníkom to môže pomôcť získať odpovede na otázky, ktoré ich potenciálne môžu zaujímať ohľadom produktu alebo služby kedykoľvek.

Výhodou je poskytovanie hodnoty pre zákazníka a budovanie dôvery v značke. Nevýhodou môže byť časová náročnosť na aktualizáciu.

B. Vedia o nás, chceme ZAUJAŤ

Vo fáze, keď nás naše cieľové publikum už registruje, sa potrebujeme dostať do jeho aktívneho povedomia (začne nás zvažovať). Publikum, ktoré vie pomenovať problém, ale nevie, že ho dokážeme riešiť. Publikum, ktoré pozná problém aj riešenie, ale nie je presvedčené, že naše riešenie je najlepšie na trhu.

Vo fáze, keď chceme „presviedčať“, sú viac ako vítané interaktívnejšie formáty. Také, kde má naše publikum možnosť klásť otázky alebo sa iným spôsobom zapájať.

Vhodné formáty:

  • Webinár: odborná online prezentácia s možnosťou kladenia otázok cez chat.
  • Online workshop: zdieľanie know-how s aktívnym zapojením publika.
  • Online konferencia: náročnejší formát, vyžadujúci rečníkov, moderátora a kvalitnú techniku.

C. Zvažujú nás, chceme PRESVEDČIŤ

Posledným krokom na ceste nášho potenciálneho zákazníka je finálne rozhodnutie. Čo najautentickejší zážitok dokážeme nášmu potenciálnemu zákazníkovi poskytnúť prostredníctvom online skúšobnej verzie. Ak online skúšobná verzia nie je k dispozícii, môže byť vhodnou alternatívou videohovor, na ktorom váš produkt či službu detailnejšie predstavíte.

Pri procese rozhodovania vedia byť užitoční chatboti a virtuálni asistenti. Chatbotov môžete implementovať na vašu stránku, do aplikácie alebo do telefonických hovorov. Vedia odpovedať na otázky zákazníkov, previesť ich celým rozhodovacím procesom a poskytnúť personalizované odporúčania.

Veríme, že sme vám týmto článkom priblížili možnosti na udržiavanie kontaktu s vaším cieľovým publikom aj v čase, keď sa s ním nedokážete stretnúť osobne.

Nezabúdajte, že kvalitný obsah nestačí. V online prostredí je oproti offline ešte dôležitejšia forma - skúsení prezentujúci, správna štruktúra a vizualizácia prezentácie a vyladené technické parametre (kvalitný zvuk a osvetlenie).

tags: #ako #pripraviť #miesto #konania #konferencie #checklist

Populárne príspevky: