Ako napísať profesionálny email v angličtine

Pre mnohých z vás bude práve písomná komunikácia prvým krokom k úspešnému prijatiu na vysnívanú školu, preto je kľúčové ovládať základy formálneho písania. Plánujete štúdium v zahraničí? Môže ísť o žiadosť o prijatie na univerzitu, o štipendium, alebo o komunikáciu s rôznymi inštitúciami. Formálna komunikácia ukazuje, že rešpektujete druhú stranu a že máte seriózny prístup k danej téme.

Formálny vs. neformálny štýl

V bežnej komunikácii, najmä s priateľmi a rodinou, sa často používajú neformálne výrazy, ako skratky (e.g. "can't" namiesto "cannot"), emotikony, alebo osobné oslovenia typu "Hi" alebo "Hey". Formálna komunikácia je však úplne iná. Angličtina je totiž typická používaním najrôznejších stiahnutých tvarov (I’m namiesto I am) či skratiek (ICYMI = In case you missed it). Formálny list v angličtine má presne definovanú štruktúru, ktorá by mala byť vždy dodržaná, aby list pôsobil profesionálne a prehľadne.

Štruktúra formálneho emailu

Formálny list v angličtine má presne definovanú štruktúru, ktorá by mala byť vždy dodržaná, aby list pôsobil profesionálne a prehľadne.

1. V ľavom hornom rohu uveďte svoje meno, adresu a dátum.
2. Nasleduje meno a adresa príjemcu. Dbajte na to, aby boli tieto údaje presné a prehľadné.
3. Pri pozdrave si dávajte pozor na správne oslovenie. Ak poznáte meno osoby, oslovte ju s rešpektom (Dear Mr. Smith alebo Dear Ms. Johnson). Poznámka: Použitie Ms. je neutrálny a zdvorilý spôsob, ako osloviť ženu, ak si nie ste istí, či je vydatá alebo nie. Na rozdiel od toho, Mrs.
4. Úvodná veta by mala jasne a stručne vystihnúť dôvod, prečo píšete.
5. V hlavnom obsahu sa venujte jadru vášho listu. Ak žiadate o prijatie na univerzitu, vysvetlite svoje kvalifikácie, záujmy a dôvody, prečo ste si vybrali práve túto školu.
6. Zdvorilo ukončite list s očakávaním budúcej komunikácie. Frázy ako Thank you for considering my application. I look forward to hearing from you.
7. Na konci listu vždy použite frázu ako Yours sincerely (ak poznáte meno osoby) alebo Yours faithfully (ak meno nepoznáte) a pripojte svoj podpis.

Predmet emailu

Predmet by mal byť stručný, ale jasný.

Oslovenie v emaile

Rovnako ako pri formálnom liste, aj tu platí pravidlo oslovenia. Používajte Dear Mr./Ms.

Prvý odstavec

Prvý odstavec by mal stručne predstaviť váš zámer. Dbajte na to, aby ste boli konkrétni a jasní.

Prílohy

Tip: Nezabudnite zahrnúť všetky prílohy (napr. januára 2005 alebo neskôr).

Tipy a triky pre písanie formálnych emailov

Dbáme na to, aby bola naša správa stručná, jasná a prehľadná. Akékoľvek slovné spojenie, či vetnú konštrukciu, ktorou si nie sme istí, môžeme jednoducho zadať do Google, aby sme si overili, či je správna. Okrem toho sa môžeme vždy niečo nové dozvedieť, a to predsa nikdy nie je na škodu. Hoci to znie jednoducho, zaseknúť sa môžeme hneď pri výbere vhodného oslovenia. Mr. Mrs. prípadne Ms. Na rozdiel od slovenčiny píšeme tieto tituly skratkami a nikdy nie celým slovom. Výnimkou sú tituly ako Professor, Judge a pod. V prípade, že meno adresáta nepoznáme, môžeme použiť neutrálne oslovenie To whom it may concern alebo Dear Sir or Madam. Úvodné formulácie nám v slovenčine prechádzajú do prstov takmer automaticky. za ktorými nasleduje meno odosielateľa - teda naše meno.

Čoho sa vyvarovať

Jednou z najväčších chýb je nesprávne oslovenie osoby. Vyhnite sa používaniu hovorových alebo neformálnych výrazov, ako sú skratky, emotikony alebo príliš priateľský tón. Pri písaní sa snažte byť struční. Čím lepšie dokážete prezentovať svoje myšlienky písomne, tým profesionálnejší dojem zanecháte.

Tabuľka: Rozdiely medzi formálnou a neformálnou komunikáciou

Dodržiavanie základných pravidiel, zdvorilý tón a prehľadná štruktúra vám pomôžu dosiahnuť úspech pri komunikácii so zahraničnými inštitúciami.

tags: #priloha #emailu #anglicky #ako #napisat

Populárne príspevky:

• Ako rozmraziť jedlo
• Preskúmajte slovné hračky z Číny
• Recepty na bezlepkovú a bezlaktózovú tortu
• Tipy pre šťavnaté morčacie mäso
• Zemiakové polievky pre každú chuť