Čo je SME Archív Príloha a Ako Funguje v KROS Digitálnej Kancelárii?
V dnešnej dobe sa digitalizácia stáva neoddeliteľnou súčasťou podnikania. Elektronické spracovanie a uchovávanie účtovných záznamov je čoraz bežnejšie. V tomto kontexte je dôležité vedieť, čo presne znamená archív príloh a ako ho efektívne využívať.
Ak je vaša firma prepojená s KROS Digitálnou kanceláriou, všetky účtovné záznamy s prílohami sa automaticky presúvajú z programov Podvojné účtovníctvo OMEGA alebo Jednoduché účtovníctvo ALFA plus do digitálneho archívu. Tento proces uľahčuje správu dokumentov a zabezpečuje ich bezpečné uloženie.
KROS Digitálna kancelária - Archív účtovných dokladov
Manuálne Pridávanie Príloh
V prípade, že doklady neimportujete z webových aplikácií, ale máte program prepojený s KROS Digitálnou kanceláriou, môžete prílohy pridávať aj manuálne. V Evidencii účtovných dokladov v programe Podvojné účtovníctvo OMEGA, resp. v Peňažnom denníku, Pohľadávkach alebo Záväzkoch v programe Jednoduché účtovníctvo ALFA plus, môžete k účtovnému zápisu pridať prílohu ručne. Následne sa doklady zobrazia v záložke Archív v KROS Digitálnej kancelárii.
Správa a Zobrazenie Doklady v Archíve
V ľavej časti archívu nájdete zoznam všetkých uložených dokladov. Po kliknutí na konkrétny doklad sa zobrazia základné informácie o ňom a náhľad prílohy. To umožňuje rýchly prístup k potrebným údajom a jednoduchú kontrolu dokumentov.
Elektronický Podpisový Záznam a Bezpečnosť
Ak ste sa rozhodli pre elektronické spracovanie a uchovávanie účtovných záznamov, je nevyhnutné zabezpečiť podpisový záznam v elektronickej podobe. Táto náležitosť je v digitálnom archíve zabezpečená elektronickou pečiatkou, ktorá obsahuje informácie o dátume a čase archivácie, ako aj meno používateľa, ktorý doklad archivoval. V prípade, že by ste prílohu v účtovnom programe vymazali, odstráni sa celý doklad aj z digitálneho archívu.
Prílohy v Outlooku: Bezpečnosť a Ukážka Súborov
Outlook umožňuje používať širokú škálu rôznych typov údajov, ale blokuje potenciálne nebezpečné prílohy (vrátane súborov .bat, .exe, .vbs a .js), ktoré môžu obsahovať vírusy. Aj pri Outlook ochrane pred prílohami buďte pri otváraní príloh opatrní, najmä ak pochádza od niekoho, koho nepoznáte alebo mu nedôverujete. Ak máte pochybnosti, požiadajte odosielateľa o potvrdenie pravosti prílohy.
Predvolene môžete zobrazovať ukážky súborov z väčšiny programov balíka Microsoft Office alebo služieb Microsoft 365 vrátane Wordu, PowerPointu, Excelu a Visia. Otvorte priložený súbor jedným kliknutím alebo dvojitým kliknutím. Prípadne vyberte rozbaľovací zoznam a vyberte položku Ukážka alebo spôsob otvorenia na základe typu súboru.
Ukladanie Príloh v Outlooku
Ak chcete prílohu uložiť do nový Outlook, vyberte šípku rozbaľovacieho zoznamu a vyberte položku Stiahnuť alebo Uložiť do OneDrivu.Ak chcete uložiť jednu prílohu do počítača alebo do cloudového ukladacieho priestoru, vyberte položku Stiahnuť . Vyberte priečinok, do ktorého chcete súbor uložiť, a vyberte položku Uložiť. Na zobrazenie, úpravu a odosielanie príloh môžete použiť prehliadač a OneDrive. Súbory balíka Office je možné upravovať v prehliadači alebo v aplikácii balíka Office. Ak chcete zobraziť alebo zobraziť ukážku, vyberte správu, položku kalendára alebo úlohu, ktorá obsahuje prílohu. Ak chcete vykonať úpravy, ťuknite na položku Upraviť v prehliadači a vyberte ju.
Ukážka prílohy v Outlooku
Tvorba štítkov v KROS Digitálnej kancelárii
Prezeranie Denníka SME Online
Keď si chcete listovať aktuálnym vydaním denníka Sme, už nemusíte ísť do trafiky. Petit Press dal kompletné tlačené vydanie k dispozícii každý deň na novej službe dennik.sme.sk. Aplikácia umožňuje listovať vo flashovom okne a text sa dá priblížiť natoľko, že je čitateľný. Náhľady strán sú k dispozícii od 28. novembra tohto roku, dni predtým obsahujú zoznam liniek na články z príslušného vydania, ktoré odkazujú na preklopené verzie na webe.
| Funkcia | Popis |
|---|---|
| Automatický presun dokladov | Účtovné záznamy s prílohami sa automaticky presúvajú z účtovných programov do digitálneho archívu. |
| Manuálne pridávanie príloh | Možnosť manuálneho pridávania príloh k účtovným zápisom v programoch OMEGA a ALFA plus. |
| Elektronická pečať | Zabezpečuje podpisový záznam s informáciami o dátume, čase a používateľovi, ktorý doklad archivoval. |
| Bezpečnosť v Outlooku | Blokovanie potenciálne nebezpečných príloh a možnosť ukážky súborov z balíka Microsoft Office. |
tags: #sme #archiv #príloha #čo #to #je
